รู้นะว่าหลายคนชอบการสื่อสารที่มันสั้นๆ ง่ายๆ ทำได้รวดเร็ว และไม่ต้องมีขั้นตอนวุ่นวายเร็ว ยิ่งในเรื่องธุรกิจ ถ้าต้องเลือกระหว่างการส่งอีเมลกับการแชทแล้ว รับรองว่าอย่างหลังได้ใจคนไทย (ค่อนประเทศ) ไปเต็มๆ

และเพราะความที่อีเมลเกิดขึ้นก่อน ความเป็นทางการก็แอบเยอะ (ไปนิดไหมอ่ะ?) สำหรับคนไม่เก่งภาษาอังกฤษ เห็นแล้วก็เหนื่อย มีคนถาม อ. ผึ้ง เข้ามาอยู่เรื่อยๆ ว่า เดี๋ยวนี้การเขียนอีเมลยังจำเป็นสำหรับธุรกิจอยู่ไหม? มาดูกันค่ะ

 

อีเมลยังจำเป็นสำหรับธุรกิจไหม?

จากสถิติปีล่าสุด การค้าขายบนอินเตอร์เน็ต (โดยเฉพาะทางโซเชียลมีเดีย) หรือ “E-Commerce” ของคนไทยฮิตและปัง! เป็นอันดับต้นๆ ของโลก จนทางเฟสบุ๊คเองต้องเดินทางจากอเมริกามาดูงานและเก็บข้อมูลพฤติกรรมของคนไทยอย่างใกล้ชิด

ทำธุรกิจกับคนไทย

และเพราะส่วนใหญ่ซื้อขายกันบนโซเชียลมีเดีย มากกว่าบนเว็บไซต์ การโพสต์ถาม-ตอบก็ทำได้ตรงนั้น ถ้าถามสั้นๆ ก็คุยกันหน้าโพสต์ ถ้าอยากถามเยอะ ถามยาว ก็เข้าแชททางข้อความ (แถมสะดวกสำหรับการส่งสติกเกอร์ช่วยชีวิตเมื่อหมดมุก)

จะโอนเงิน-เช็คหลักฐานก็ตรงนั้น จะร้องเรียนกันก็ตรงนั้นด้วย ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ ใช้ข้อความแชทสั้นๆ เหมือนการสนทนา สำหรับการทำธุรกิจกับคนไทยมันได้ เพราะเราเข้าใจวัฒนธรรมกันอยู่แล้ว

ทำธุรกิจกับต่างชาติ

แต่ถ้าเป็นลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ต่างชาติล่ะ? รับรองว่าการคิดและการตัดสินใจของเขาไม่เหมือนคนไทยค่ะ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะต้องแตกต่างทุกกรณี เรื่องนี้เราต้องพิจารณาปัจจัยอีกหลายอย่างประกอบด้วย

    • ตัวบุคคล

แน่นอนค่ะ ต่างคนต่างใจ และต่างพฤติกรรม สำหรับชาวต่างชาติที่คุ้น “วิถีแชท” แบบไทยๆ ไม่ว่าจะอยู่ในภูมิภาคอาเซียนหรืออยู่เมืองไทยมานาน การจะปิดการขายทางแชทกับเขามันก็เป็นไปได้ ไม่ว่าจะแชทกันด้วยภาษาอะไร ไทย อังกฤษ จีน ญี่ปุ่น ถ้าคุยกันรู้เรื่องมันก็โอค่ะ

แต่สำหรับชาวยุโรปหรืออเมริกาล่ะ? เรื่องค้าขาย E-commerce ทางโซเชียลมีเดียเท่านั้น (โดยไม่มีเว็บไซต์ ไม่มีหน้าร้าน) เขายังไม่แอดวานซ์เท่าคนไทยนะคะ การจะเปิดและปิดการขายกับเขาทางแชทอย่างเดียว ก็คงไม่ง่าย

    • สินค้า

สินค้าราคาไม่สูง สินค้าที่รู้ๆ ราคาท้องตลาดกันอยู่แล้ว การตัดสินใจก็ไม่ยาก แต่ถ้าทั้งราคาสูง ทั้งเป็นแบรนด์ใหม่ นวัตกรรมใหม่ สรรพคุณใหม่ หรือคนขายก็มือใหม่ จะแชทกันคำสองคำแล้วหวังว่าจะให้ลูกค้าควักกระเป๋าเลย เป็นใครก็คงต้องมือสั่นๆ นิดนึง

    • บริการ

สินค้าที่ต้องมีบริการหลังการขาย เผื่อเสีย เผื่อซ่อม เผื่อรับประกัน หรือต้องมีกระบวนการส่งสินค้าเยอะแยะ ข้ามน้ำ ข้ามทะเล จะให้แชทกันสั้นๆ ตัดประโยค ย่อประโยค เหมือนสนทนาปากเปล่าคงไม่ดี ความพลั้งพลาดและตีความผิดจะเกิดได้ง่ายๆ

สรุปว่า ถ้าเกี่ยวข้องกับสินค้าแปลกใหม่ ราคาที่สูง มีภาระผูกพันหลังการขาย และใช้ระยะเวลาดำเนินการนาน การสื่อสารธุรกิจกับชาวต่างประเทศที่ดูจะเป็นมือโปรและสร้างความเชื่อถือให้ธุรกิจได้ดีกว่า คืออีเมลค่ะ

 

ทำไมต้องเขียนอีเมล?

การเขียนอีเมลเป็นการสื่อสารแบบลายลักษณ์อักษร ที่ยังเป็นที่นิยมและจำเป็นอยู่มาก จะว่าไปไม่ใช่แค่การทำธุรกิจกับชาวต่างชาติ หรือกับสินค้าราคาสูงอย่างที่บอกไปหรอกค่ะ จริงๆ แล้วอีเมลสามารถใช้ได้ทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะ

  • คุยเรื่องงาน ถาม-ตอบ แจ้งข้อมูล
  • คุยเรื่องทั่วไป ทักทาย สานสัมพันธ์กับลูกค้า

Website post for LANGSCAPER-8

ดียังไงเมื่อใช้อีเมลคุยธุรกิจ

ถึงการคุยทางโซเชียลมีเดียจะเป็นเรื่องง่าย แต่ อ. ผึ้ง ก็คอนเฟิร์มตรงนี้เลยว่าการสื่อสารด้วยอีเมลยังมีข้อดีอยู่มาก และอาจเป็นเรื่องจำเป็นในบางสถานการณ์ด้วย มาดูกันไหม ว่าทำไมเราควรใช้อีเมลเป็นตัวช่วยสื่อสารเมื่อทำธุรกิจ

    • บันทึกหลักฐาน

ถ้าต้องการหลักฐานแบบลายลักษณ์อักษร ข้อความอ้างอิงจากอีเมลน่าเชื่อถือกว่าการคุยทางโทรศัพท์ หรือการแชททางโซเชียลมีเดีย

    • ให้ความรู้สึกทางการ

แน่นอนว่าจะติดต่อธุรกิจกับบริษัทองค์กรใหญ่ หรือเราเองต้องการเติบโตขยายขนาดธุรกิจ การเขียนอีเมลเหมาะกับเรื่องเป็นงานเป็นการกว่า

    • น่าเชื่อถือ

ถ้าต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลสำคัญ โดยไม่สามารถพบหน้ากันได้ การสื่อสารผ่านอีเมลดูน่าเชื่อถือกว่าทางโซเชียลมีเดีย

    • จัดลำดับความสำคัญได้

เราเลือกเก็บอีเมลสำคัญ และลบทิ้งอีเมลขยะ หรืออีเมลสแปมได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดอ่าน

    • ตลอดเวลา

เราส่งอีเมลได้ทุกวัน ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่มีวันหยุด

    • ประหยัดเวลา

เราสามารถส่งอีเมลฉบับเดียวกันให้ผู้รับหลายคนได้พร้อมกัน

    • อ้างอิงได้

อยากค้นหาข้อมูลจากการโต้ตอบอีเมลเก่าๆ เพื่อใช้อ้างอิงถึง ก็ทำได้ง่ายกว่า (มากกก…)

    • เตือนความจำได้

ส่งอีเมลถึงตัวเองเมื่อต้องการเตือนความจำในบางเรื่อง หรือส่งอีเมลเรื่องงานไปบัญชีอีเมลส่วนตัว เพื่อเก็บข้อมูลสำคัญไว้อ่านทีหลังได้อีกแน่ะ

 

แต่อีเมลก็มีข้อเสียนี่?

ใครจะเถียงว่าใช้อีเมลคุยธุรกิจมีข้อเสียเหมือนกัน มันก็จริงค่ะ คำถามว่าเขาจะเห็นข้อความเราแล้วหรือยัง อ่านแล้วเงียบ อ่านแล้วไม่ตอบ อันนี้อีเมลยังเช็คไม่ได้ แต่ประเด็นคือ

ธุรกิจเราต้องการอะไรมาก่อน ความรวดเร็วและเป็นกันเอง หรือความเป็นมือโปรดูน่าเชื่อถือ

ยกตัวอย่างธุรกิจของ อ. ผึ้ง ที่ตั้งอยู่ในสหราชอาณาจักร (UK) ให้บริการแปลเอกสาร ล่ามภาษาอังกฤษ ให้กับหน่วยงานต่างๆ ของรัฐในประเทศอังกฤษและไอร์แลนด์เหนือ รวมทั้งบริษัทชั้นนำทั่วโลก เราก็ต้องใช้การติดต่องาน ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการด้วยอีเมล (เกือบ) ทั้งหมด ถ้ามีงานล่ามให้กับศาลอังกฤษ จะมาโอเคเซย์เยสกันทางเฟสบุ๊ค (พร้อมสติกเกอร์หัวใจ) คงไม่เวิร์คล่ะ

กลับกันคือ เพื่อนของ อ. ผึ้ง มีธุรกิจขายสินค้าแฟชั่นนำเข้า เสื้อผ้า กระเป๋า รองเท้า ชิ้นละไม่กี่ร้อยบาท ถามว่าอีเมลจำเป็นไหม คือต้องมองว่าถ้าลูกค้าเป็นฝ่ายส่งคำถามทางแชทเข้ามาก่อน คุณจะไปตอบกลับเขาทางอีเมล ก็คงไม่ใช่มั้ง? เราต้องดูความสะดวกใจของลูกค้า และแนวธุรกิจเราประกอบด้วย

 

สรุปแล้วอีเมลหรือแชทดีกว่า?

ขอแนะนำให้นักธุรกิจมือใหม่ลองย้อนถามตัวเองเรื่องนี้

  • วิสัยทัศน์ (visions) ของธุรกิจเราคืออะไร
  • คุณค่า (values) หรือเป้าหมายระยะยาว (long-term goal) ของเราคืออะไร
  • พฤติกรรมลูกค้า (customer behaviours) ส่วนใหญ่ของเราชอบแบบไหน

เราอยากให้ลูกค้าหรือคู่ค้ามองธุรกิจเราเข้ามาแล้ว รู้สึกแบบไหน และเขาสบายใจที่จะได้รับการปฏิบัติแบบไหน ถ้าเราตัดสินใจได้แล้วก็ค่อยวางแผนเรื่องวิธีการสื่อสารให้ถูกต้องค่ะ ^-^

แน่นอนล่ะว่า การเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษก็ต้องมีรายละเอียด ไม่ว่าจะหลักการเขียนแบบสากล การเลือกใช้ไวยกรณ์และคำศัพท์ได้ถูกต้อง มีขั้นตอน และเทคนิคอีกเยอะ ที่เราควรศึกษาไว้

ใครอยากรู้เคล็ดลับดีๆ เรื่องการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเพื่อสื่อสารธุรกิจให้เก่ง ติดตามอ่านบทความต่อๆ ไป หรือติดต่อเราสำหรับคอร์สอบรมเทคนิคการเขียนอีเมลแบบมือโปร สำหรับบริษัทและองค์กรได้ค่ะ


บทความมีลิขสิทธิ์ : ขอบคุณที่ไม่คัดลอก หรือดัดแปลงเพื่อนำไปเผยแพร่นะคะ

สำหรับผู้ที่สนใจภาษาอังกฤษแบบมือโปร เพื่อธุรกิจปัง! งานรุ่ง! ติดตามอ่านบทความอื่นๆ เกี่ยวกับเคล็ดลับภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจได้ที่เว็บไซต์ ajarnarada.com และเฟสบุ๊ค อ. ผึ้ง อารดา : ภาษาอังกฤษติดปีก

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: